Bir planlamacı olarak hedef bütçemizi 6-9 ay öncesinde yapsakta, sezonu gelen bütçenin beklenen trendlerde gerçekleşmemesi/gerçekleşmesi, satışların iyi ya da kötü gitmesi gibi durumlarda revize edilmesi gerekmektedir. Bu tamamen tüm çalışmayı yeniden yapmak yerine sezon içindeki aylar içinde ki dağılmaları,LFL büyümelerdeki beklenen oranlarını göz önüne alınarak ilerlemesi gerekmektedir.
Bu hafta size Hibiskus şirketinde çalışan bir plannerın yaz dönemi için yapmış olduğu bütçesini revizesinde dikkat edeceği ve yapacağı çalışmaları inceleyeceğiz. Hazırsak başlıyoruz.
Hibiskus şirketi yaklaşık 5 yıldır sektörde olup bitki çayı pazarında aktif rol oynamaktadır. Sektörde ikinci en iyi firma olmasına rağmen birinciliğe oynamak için kendi bünyesinde 2 yıl önce planlama departmanı kurmuştur. Bu şekilde parasını daha iyi yönetip doğru yere yatırım yaparak stoğunu doğru kullanıp,kar etmeyi hedeflemektedir.
Mert bu şirkette 1,5 yıldır çalışıyor ve 3 sezon bütçesi yapmıştır.Sezon içinde bütçesinde ters giden birşeyler olduğunu fark etti. 6 ay önce yaptığı ve tahminlediği gibi satışlar gerçekleşmemektedir. Bu sebeple bütçesinin revize edilmesi gerektiğini müdürüne söylemektedir. Bütçesini inceleyen müdürü ondan bütçe revizesini yapıp onay alması için tekrar gelmesini bildirdi. Mert daha öncesinde bütçe yapmıştı ama bu kadar büyük revize edecek bir durum ile hiç karşılaşmamıştı bu yüzden nasıl yapması gerektiği hakkında pek bir yöntem gelmiyordu. Sizce Mert nasıl ilerlemeli?
Bütçe revizeleri gerçekleşen veya gerçekleşmesi beklenen satış trendlerine göre revizelerinin yapılması gerekmektedir.Bu değişiklikler sezonunda yapılacağı gibi sezon dışında da beklenmeyen durumlar oluştuğunda riskleri önden fark edilerek sezon içinde yaşanabilecek tüm aksilikleri önden fark ederek revize yapılabilinir.Yapılan tüm revizeler her zaman initial bütçe üzerinden yapılmalıdır.
Bütçe revizenin ana amacı
-Risklerin ve fırsatların tespiti
-Kar maksimizasyonu veya zarar yapacak kanalların belirlenmesi
-Temiz devirlerin belirlenerek bir sonraki döneme satması için işlemlerin yapılması
Bir markanın ya da kategorinin bütçesini revize ettiğimizde ;
-Mevcut stok ve kalan alımlarını kontrol etmeliyiz. Çünkü geç/fazla gelen ürünlerin, revize edeceğimiz dönem için belirlediğimiz ürün karışımı oluşmadıysa eğer buda bütçemizden sapmaları oluşturabilir.
-Hafta detayında satış trendlerini kontrol edilmeli. Sezon içinde revize yapılacak dönem için geçmiş haftalarda yaşanan satışların lfl büyümesinde göz önüne alarak revize yapılmalı.
-Marka/Ay lfl satış Ciro ve adet büyümleri incelenerek initialde belirlediğimiz değerlere gelmiyor ise revize edilmeli
-Sezon bütçesi yapıldığında intake plandan sapma olursa aylık bütçe hedeflerimizde sapmalar yaşanabilinir. Çünkü t anında olması gereken ürün miksinin oluşturacağı ağırlıklı ilk satış fiyatı gerçekleşmezse beklenen ciro ve satış adetide gerçekleşmeyecektir. Böyle bir durumdada bütçe revize edilmeli.Aynı şey mark up değerleri içinde geçerlidir.
-Yapılan revizeler sonrası kalan dönem için ne kadarlık bir OTB kaldığını belirleyerek gerekirse ek bütçe istenmelidir.
Son olarak bütçe revizesinden sonra Planlama müdüründen onay alınmalı ve Planlama direktörlüğüne ve Merkezi planlamaya bilgi verilerek sistemden düzenleme yapılmalıdır.Bütçe revizesi sisteme girilir fakat ilk initial bütçe hiç bir zaman değiştirilmez.
Revize bütçe yaparken bilinmesi gerekenler kısaca şöyledir:
*Sayısal analizler ve mevcut satış trenleri
*Mevcut ürün miksi
*Mağaza ziyaretleri
*İklim koşulları,özel günler
*Pazar analizi
*Üretimdeki ürünler
*Fiyat stratejisi
*Şirket stratjisi
*Planlanan/Gerçekleşen arasındakitutarlılık
*Sezon öncesinde beklenmeyen durumlar göz önüne alınarak (alınan dersler) revizelerin yapılması.
Mert artık bütçe revize işlemini bu yol haritası ile ilerleyerek şirketin kar maksimizasyonuna destek verecek, oluşabilecek riskleri önden görüp yeni stratejiler oluşturarak şirketin büyüme hedefine katkıda bulunacaktır.
Perakende de planlamacı borsacı gibidir. Ona bir para verilir,yönetmesi ve mümkün olduğunca parayı en maksimum değere ulaşmasını, elde edebildiği en yüksek karı elde etmesi beklenir.
Şirketinizin parasını yönetmesini istediğiniz insanların stratejik zekalarını, kriz anlarında yaklaşımlarını ve ekip olabilme becerilerini hesaplayarak şirket bünyenize dahil etmeniz bu işte size kazanç olarak döneceğini unutmamanız gerekmektedir.Yetkinliği yüksek planlamacının finans ve borsa bilgisi olması gerekir ki buna göre bu perakende oyununda yeni stratejiler geliştirebilsin.
Bir sonraki yazıya kadar…
Not: Hibiskus şirketi hayali bir şirkettir. Sektörde herhangi bir firma ile bağdaştırılamaz.