Yoksa Sizin Hala ISO Belgeniz Yok Mu?

 

Herkese yılın son yazısından kucak dolusu sevgiler.

Sizlere daha iyi yazılar yazabilmek için ufak bir tatile çıkıyorum.

Yazılarıma ara versem de ofistekiler.com ailesi ile yaz boyu gerçekleşecek etkinliklerde bir arada olacağız elbette.

Yılın sezon finali yazısı olarak da keyifli bir konu seçmeye çalıştım sizler için.

Adından da anlaşılacağı gibi konumuz çok net; Yoksa sizin hala ISO belgelerinden bir buketiniz yok mu!

Kalite denildiğinde firmalarda aranan ilk özelliklerden olan ve üniversitede herhangi bir daldan mezun olup lisans diplomasını elinize aldığınız o andan sonra ilk edindiğimiz görevdir ISO belgeleri.

Son günlerde ISO belgesi ve kalite standartlarının işe yararlığının sorgulandığını düşünüyor musunuz?

Bazı şirketler, resmi olarak olmasa bile kendi içlerinde ISO standartlarını uygulamaktan vazgeçiyor ya da ISO belgelerini revize etmiyor. Bu da “Acaba ISO standartları güncelliğini yitirdi mi?” sorusunun kafamızda şekillenmesine neden oluyor.

James Womack, dünyanın önde gelen yönetim danışmanlarından. Ona, son dönemde çok tartışılan “ISO Belgeleri” konusu sorulduğunda; Süreçleri belgelemek ve onlara uyma konusunu düzenleyen ISO’nun, geçmişi ifade edip, geleceği ihmal etmesi nedeniyle anlamını yitirdiğini söylüyor. “ISO’nun yapmış olduğu bir şey yoktur, şirketlerden bir şey talep etmez” diye konuşuyor. Ona göre, bu belge, şirketlerden daha kaliteli üretim yapmasını istemez. “Ürününüz kaliteli, müşteri ihtiyaçlarına hızlı yanıt verebiliyor ve maliyetiniz de düşükse, bu yeterlidir” diyor ve devam ediyor: “Artık ISO belgesi etkin değil. İnsanlar da bunun farkına vardılar ve daha fazlasını istiyorlar.”

Dünyaca ünlü yönetim gurusu ve yalın yönetim uzmanı James Womack, “Süreçleri belgelemek ve bu süreçleri resmi olarak tanımlamak iyi bir şeydir ve yapılması gerekir. Ama sorun bu süreçler belgelendikten sonra ne yapacağınızdır” deyip aslında bizi süreç hakkında sorgulamaya itiyor. ISO’nun süreçleri belgeleme ve resmi olarak tanımlama dışında yaptığı başka bir şey olmadığına, şirketlerden bu konuyla ilgili bir talebi olmadığına dikkat çekiyor.

Ancak, ISO sürecinden geçen çok sayıda insanın işlerinin gidişatı açısından ellerine geçenin çok fazla olmadığını düşündüğünü söyleyen Womack bir endişesini de dile getiriyor: “Ama ben bunun sonucunda bu şirketlerin herhangi bir sürece sahip olmamalarından korkuyorum”. Bu nedenle de, ISO standartlarını kullanmak istemeyen ya da revizyonunu gerçekleştirmeyen şirketlerin bundan sonra hangi standartları kullanacaklarına karar vermeleri gerektiğinin altını çiziyor. Womack, “Elbette ISO benzeri bir şey gereklidir. Ancak sadece ISO belgesi etkin değildir. Bence insanlar da artık bunun farkına vardılar ve daha fazla bir şeyler de olmalı diye düşünüyorlar” yorumunu yapıyor.

ISO asıl olarak Avrupa’dan çıkmış. Alınan kararlarda amaç, şirketlerin tam donanımlı ve belgeli bir kalite süreci olup olmadığını değerlendirmekmiş. Bu nedenle tüm denetleme ve sertifikasyon sürecinde ne kadar belgeleme yaptığınıza, işlerin ne kadarının yazılı olarak kayda geçtiğine bakılıyordu. İlginç olan ise aslında ürünü kaliteli üretip üretmediğinize bakılmıyor olmasıydı. Şirketler kaliteli ürün üretme süreçleriyle ilgili sorgulanmıyorlardı.

Sanırım bu durum, insanların asıl hedef bürokrasi yaratmak mı yoksa kaliteyi geliştirmek mi diye sormalarına neden oldu. Bunun sonucunda da ISO ismi zarar gördü. Çünkü, ISO belgesi olan pek çok şirketin ürünlerinin yeterince kaliteli olmadığı görüldü.

ISO konusunu özetlemek gerekirse, süreçleri belgelemek ve bu süreçleri resmi olarak tanımlamak iyi bir şeydir ve yapılması gerekir. Ama sorun, bu süreçler belgelendikten sonra ne yapacağınızdır. Bu anlamda da, daha önce de belirttiğim gibi, ISO’nun yapmış olduğu herhangi bir şey yoktur. Şirketlerden bu konuda bir şey yapmalarını talep etmez. ISO sertifikasını alır ve binanızın en güzel yerine koyarsınız.

Pek çok şirket bu belgeyi binanın dışına koyar. Böylece yoldan geçenler de o şirketin iyi bir şirket olduğunu düşünürler. Ama ISO belgesi şirketin kaliteli ürünler üretmesini taahhüt edemez. Bu durum şu örneğe benzer aslında. Her evin çatısı vardır. Fakat çatının yapısal durumu iyi değil ise sizi yağmurdan korumaz.

Elbette ISO benzeri sistemlerin gerekliliği tartışılamaz. Ancak, sadece ISO belgesi etkin değildir. Bence insanlar da artık bunun farkına vardılar ve daha fazla bir şeyler de olmalı diye düşünüyorlar.

Eğer bir şirket bana gelir ve ISO’yla ilgilenmemeye karar verdik, artık bu standartları uygulamayacağız derse, o zaman ne yapacaklarını sorarım. Onlardan kullanacakları yeni yöntemi bana göstermelerini isterim. Ama ISO’dan daha iyi bir yöntemleri yoksa, o zaman ISO’yu kullanmaya devam etmelerini öneririm.

 

 

Bugüne kadar kaç ISO sertifikası verilmiş olduğuna dair bir fikriniz var mı? Pazarın büyüklüğü nedir?

Sayıyla ilgili bir fikrim yok ama bu pazarın gerçekten de son derece büyük olduğunu düşünebiliriz. Sadece İstanbul çevresinde dolaşır ve buradaki fabrikaların kaçında ISO belgesi olduğuna bakarsak, bu belgeyi almak için ne kadar fazla zaman harcandığını düşünürsek pazarın gerçekten de çok büyük olduğunu görebiliriz.

Böyle bir pazarda kurallar giderek daha karmaşıklaşır, beklentiler, talepler artar. Çünkü sonuçta ISO da aslında bir danışmanlık işidir. Bu nedenle de doğal olan kuralların daha karmaşık ve kapsamlı hale gelmesi oluyor.

Aslında ISO’nun durumu biraz ERP’ ye benziyor. ERP şirket çapında bilgi yönetimi sistemi biliyorsunuz. İlk jenerasyonda eğer güvenilir bir şirketseniz, mutlaka ERP sistemlerini kullanmanız gerektiği düşünülürdü. Pek çok firma ERP’ ye yatırım yaptı. Ama insanlar daha sonra baktılar ki bu sistemin faydası, maliyetine göre oldukça düşük kaldı. Şimdi ERP’ nin ikinci jenerasyonu dönemi. Yöneticiler, daha önce hiç akıllarına gelmeyen soruları soruyorlar. Çünkü, daha önce bir sürü para harcamış ve karşılığında çok da fazla bir şey alamamışlardı. Sanırım benzer bir tepkinin ISO’ya da verilmekte olduğunu söylemek yanlış olmaz. Şirketlerde bu kadar denetleme, süreç dokümantasyonu yapıldı ama bunların kalite üzerindeki etkisi çok da fazla olmadı. Dolayısıyla şirketler neden bu kadar zaman ve çaba harcadıklarını sorgulamaya başladılar.

ISO sertifikası veren çok sayıda danışmanlık şirketi var. Bunun bir para tuzağı olduğu söylenebilir mi?

Evet, büyük bir kısmının para tuzağı olduğunu söylemek yanlış olmaz. Ama ortalıkta, konuyla ilgili yeterli bilgiye ve eğitim gereçlerine sahip olmayan çok sayıda kalite danışmanı bulunduğu da doğru. Belki bu kişiler çok iyi niyetli bir şekilde ve çok yoğun olarak çalışıyorlardır ama faydalarından çok zararları olacağı da bir gerçektir.

Şirketler için gelecekte nasıl bir kalitesel süreç olacak?

Uzun dönemde önemli olan kriterler aslında sonuçlarla yakın ilişki içindedir. Eğer ISO sertifikanız yoksa ama çok kaliteli bir ürün üretiyorsanız, ERP sisteminiz yoksa ama yine de şirketinizdeki bilgiyi maliyet etkinliği olacak şekilde yönetebiliyorsanız o zaman sorun yoktur. Bu, şirketin dışına ISO belgesi asmakla gerçek sonuçlar elde etmek arasındaki farktır.

Zaman içinde binanın üzerindeki ISO belgeleri önemini yitirir. Çünkü, hem çok sayıda kişide bu belgeler vardır hem de insanlar artık bu belgelerin göründükleri kadar önemli olmadığını anlamıştır. Artık şirketin gerçek performansı önem kazanmıştır. Yüksek kalitede ürünleri düşük maliyetle üretip üretmediğinize bakılır.

Uzun dönemde iş dünyasında geçerli olan asıl standart budur. Kaliteli ürününüz varsa, müşteri ihtiyaçlarına hızla yanıt verebiliyorsanız ve maliyetiniz de düşükse yeterlidir. Müşteriler de plaket ve sertifikalardan çok bunlara bakarlar.

BAŞARI İÇİN SÜREÇLERE ODAKLANMAK GEREK

STANDARTLAR HER İŞE UYGUN OLMAYABİLİR

ISO’ nun Avantaj ve Dezavantajları

Süreçlerin sürekliliği için bir sistemi olmayan işletmeleri düşünelim. Şirket içinde olan pek çok şey yöneticilerin arasında kalır. Her yönetici işleri başka şekillerde yapar, hiçbir şey belgelenmez. Her gün çeşitli sorunları çözmek için farklı yöntemler kullanılır, hiçbir şey yazılı olarak kayda geçmez. Kimse neler olup bittiğinin çok da farkında değildir. Gelecekte aynı sorun ya da süreç ile nasıl mücadele edileceğini kimseler bilmez. Zaman, para, kalite, prestij kaybı kaçınılmaz olur.

Eğer hiçbir süreç yönetiminin olmadığı bir durumdaysanız o zaman ISO, bir süreci yönetmeyi sistematik olarak düşünmek için iyi bir öğrenme aracıdır. Her şirketin bir süreci sistematik olarak yönetmeyi bilmesi gerekir. Dolayısıyla, bu ISO’nun olumlu, avantajlı yanıdır.

ISO belirli, standardize olmuş prosedürler koyar. Bu standartlar yaptığınız her şeye uygun olmayabilir. O zaman dışarıdan denetleyiciler gelir. Bu denetleyiciler işiniz hakkında bilgi sahibi olabilir de olmayabilirler de. Ama bu denetleyiciler tüm prosedürleri izleyip izlemediğinize bakarlar. ISO’nun olumsuz yanı, işiniz ile ilgili fazla bilgi sahibi olmayan insanların dışardan gelerek sizi denetlemesidir. Çünkü sadece kurallara bakılır ama işin ruhu söz konusu olmaz.

Unutmayın ki ISO sertifikalarınız size; hatasız üretimler/hizmetler ya da harika işleyen evraklar/kayıtlar vaat etmez. ISO sertifikalı bir kurum, kuruluş ya da birey olmanız durumunda bulunduğunuz yerde Kalite sistemini kurmanız, yaşatmanız ve hayatınıza entegre etmeniz istenir.

 

Gelelim Genel Amaca!

Kalite döngülerinde dünya üzerinde yapılması gereken şey bir değer akışı haritası çıkarmaktır. Bu harita o sıradaki süreçlerin nasıl işlediğini gösterir. Burada asıl amaç süreçlerin nasıl işlemesi gerektiğinin ideal halini yaratmaktır.

 

Ofistekiler.com ailesi ile harika bir yazı dönemini geride bıraktım. Pekçok yenilikten sizlerle birlikte haberdar oldum. Araştırdım, öğrendim. Makaleler, dergiler, yayınlar vs derken bu yıl nasıl geçti anlamadım. Umarım gelecek yıl daha harika işler ve içerikler ile sizler ile olacağım.

Bana yaz boyu da sorularınız ya da konu önerileriniz için [email protected] mail adresimden ulaşabilirsiniz.

Yeni sezonda yine Kalite&İlaç üzerine pek çok yeni içerik ile buluşmak dileğiyle.

Herkese keyifli yazlar…

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir